Сколько стоит кейтеринг: как рассчитать бюджет мероприятия

У кейтеринга нет одной цены, подходящей для делового завтрака, свадьбы и домашнего праздника. Сначала определяется сценарий, затем - кухня, сервис и оснащение. Только после этого появляется итоговая цифра. В It’s Solo Catering минимальный заказ составляет 20 000 рублей. Этот порог относится ко всему проекту, а не к одной персоне.

Способ приёма задаёт логику расходов. Для банкета нужны посадочные места, смена курсов и работа официантов. Фуршет строится вокруг компактных порций и свободного подхода к столу. Кофе-брейк обычно короче, однако требует готовности линии к определённой паузе в программе. Если нужна лишь еда в упаковке, часть задач заказчик берёт на себя.

Продолжительность тоже меняет расчёт. На короткой презентации основное угощение выставляют к началу. Многочасовой праздник может включать welcome-подачу, горячее, десерт и бар. Имеет значение даже момент сбора приглашённых: одновременное прибытие создаёт одну нагрузку, постепенное - другую.

Итог формируют пять групп затрат.

01. Кухня. Сюда относятся выбранные позиции, напитки, число курсов и способ выдачи. Чем сложнее приготовление на месте, тем больше ресурсов потребуется.

02. Сервис. Повар, бармен, хостес, координатор и официант выполняют разные функции. Состав бригады определяем по таймингу, планировке и объёму работ.

03. Оснащение. В расчёт при необходимости включаются посуда, текстиль, мебель, барные модули и техника. Если подходящий инвентарь уже есть на площадке, повторная аренда не нужна.

04. Логистика. Учитываем расстояние, доступ транспорта, этаж, лифт и путь до рабочей зоны. Загородный адрес или сложная разгрузка могут изменить транспортную часть.

05. Дополнительные решения. Декор, брендирование, анимационные станции, монтаж и последующий сбор добавляются только после согласования.

Кроме минимального заказа в 20 000 рублей, универсального тарифа нет. Одинаковое число персон ещё не означает одинаковый чек. Сравним офисную презентацию и юбилей за городом. В первом случае на месте могут быть столы, техника и всё необходимое для короткой паузы. Во втором понадобятся горячая подача, текстиль, бар и более длительная работа команды. Масштаб аудитории сопоставим, содержание - нет.

Поэтому предварительный прайс следует читать вместе с перечнем включённых работ. Низкая цена продуктовой части ничего не говорит о расходах на аренду или сервис, если они вынесены за рамки предложения.

Чтобы понять, как рассчитать кейтеринг, удобно собрать будущие траты по формуле:

Смета события = кухня + работа команды + транспортная часть + аренда + согласованные опции.

Такой порядок не позволяет потерять позиции, которые не видны в цене блюд. Например, столы и бокалы могут принадлежать площадке, а значит, брать их напрокат не потребуется. Для пространства без технической зоны, напротив, понадобится привезти всё необходимое и предусмотреть время на подготовку.

Кейтеринг на человека: как рассчитать цену

После формирования полной сметы её делят на число присутствующих:

Цена на персону = итог проекта ÷ состав аудитории.

Этот показатель удобен для сравнения вариантов, но у камерных встреч он нередко выше. Причина проста: автомобиль, минимальная бригада и часть инвентаря обслуживают событие целиком и не уменьшаются вместе с числом порций.

Начните с обязательных задач. Определите формат, длительность и этапы программы, затем выберите угощения под этот ритм. Несколько близких по составу закусок редко улучшают стол, зато усложняют закупку и выкладку.

До согласования полезно запросить у площадки перечень доступной мебели и техники. Также стоит заранее сообщить о пищевых ограничениях и подтвердить список приглашённых. Обращение за 5–7 дней даёт время проверить доступность выбранных позиций и спокойно выстроить логистику. Срочную заявку рассматриваем отдельно.

Нам потребуются дата, адрес, формат, время начала и сведения о программе. Затем обсуждаем предпочтения по меню, аллергии, напитки, сервировку и задачи команды. При необходимости уточняем условия доступа, наличие воды, электричества и места для подготовки.

Все согласованные пункты отражаем в смете. Работа ведётся по договору; возможны предоплата и окончательный расчёт в день события. Оплатить заказ можно картой, наличными либо переводом на расчётный счёт юридического лица.

Мы выезжаем по Москве и Московской области. Другие направления обсуждаются индивидуально. Передайте исходные данные менеджеру It’s Solo Catering - и получите предложение, составленное под вашу площадку и программу.